Agile Methoden haben sich seit einigen Jahren in den meisten Firmen etabliert, Mitarbeiter werden auf diese Arbeitsweisen geschult, SCRUM Master werden ausgebildet oder eingestellt, Scrum of Scrums-Techniken, wie beispielsweise LeSS und Nexus, durchgeführt.
Die agilen Methoden sind vor allem für Projekte sinnvoll, in denen viele unvorhergesehene Faktoren auftreten, flexibel und spontan reagiert werden muss und das Ergebnis sich im Laufe des agilen Projektes entwickelt/verfestigt.
Das klassische Projektmanagement hingegen ist sinnvoll für bereits im Vorfeld bekannte und konstante Anforderungen, bei dem klare Ziele hinsichtlich Kosten, Zeit und Umfang vorgegeben sind, an denen das Projekt gemessen wird. Die DIN 69901-5:2009 definiert ein Projekt als Vorhaben im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen, bspw. Zielvorgabe, Begrenzung (zeitlich, finanziell, personell) oder die Organisationsform.
Da es nach wie vor Themen im Unternehmen gibt, in denen es sinnvoll und notwendig ist, nach dem klassischen Projektmanagement vorzugehen, möchte ich nachfolgend auf den Aufbau, die Vorgehensweise und wichtige Aspekte eingehen.
Die fünf Phasen des Projektmanagement-Prozesses
Projektstart (Initiierung)
In der ersten Phase des Projektes ist die Auftragsklärung der entscheidende Faktor. Was ist der Verwendungszweck und das Ziel? Woran wird das Projektergebnis gemessen? Welche Spezifizierung des Ergebnisses? Gibt es Zeit-/Terminvorgaben? Gibt es bestimmte Vorgaben zur Vorgehensweise (Methoden, Verfahren, Rahmenbedingungen)? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
An dieser Stelle entscheidet sich, wie erfolgreich das Projekt abgeschlossen wird. Gemessen am Ziel, der qualitativen, zeitlichen und finanziellen Aspekte. Zur Entscheidung und der Freigabe des Projektes hilft es, bei komplexeren Themen im Vorfeld mit einer Projektstudie zu starten, in welcher Themen wie Marktanalyse, Machbarkeitsprüfung und Umfang des geplanten Projektes erarbeitet werden.
Projektplanung (Planung)
In dieser zweiten Phase geht es um die Erstellung des Projektauftrages inkl. Zeit- und Aufwand-Schätzung, Erstellung eines Projektstrukturplans inkl. Zuweisung der Ressourcen, den Genehmigungsprozess und den Kommunikationsplan. Je größer die soziale Komplexität eines Projektes ist, desto wichtiger ist die Projektkommunikation.
Wie sieht die Projektorganisation aus? Wer ist der Auftraggeber, wer ist im Lenkungsausschuss? Wer leitet das Projekt, wer ist Teil des Projektteams und was sind die beteiligten Fachbereiche? An welchen Erfolgskriterien wird das Projekt gemessen und wie sieht der Risikomanagementplan aus?
Scheiternde Projekte oder Projekte, in denen sich der Scope verändern, haben häufig eine Gemeinsamkeit in der mangelnden oder ungenügenden Planung.
Projektdurchführung (Ausführung)
Jetzt beginnt die tatsächliche Arbeit an den Projektthemen. Dazu ist es notwendig, zum Start ein Kick-off mit dem Projektteam zu planen, in dem sich die Teilnehmer kennenlernen, das Thema sowie Ziele und Nutzen geklärt werden und das Vorgehen und die Planung transparent gemacht werden. Im nächsten Schritt werden Verantwortlichkeiten abgestimmt und Arbeitspakete und Aufgaben zugewiesen. Ab dieser Phase ist es wichtig und entscheidend, dass sich alle an den Plan halten, ansonsten besteht die Gefahr, dass sich der Projektumfang erweitert und verändert und Rahmenbedingungen wie Zeit, Qualität und Kosten nicht eingehalten werden können.
Projektüberwachung (Steuerung)
Im laufenden Projekt spielen die Überwachung, Kontrolle und Steuerung eine große Rolle. Neben der regelmäßigen Statusmeldung an den Lenkungsausschuss/Auftraggeber mindestens nach jedem Meilenstein ist es notwendig, ein Frühwarnsystem zu etablieren. Hierzu bedarf es eines engen Austausches mit und zwischen den Projektmitgliedern zum kontinuierlichen Stand ihrer Arbeitspakete, um zeitnah potenzielle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
Projektabschluss (Abschluss)
Wenn das Projektziel erreicht ist, kann das Projekt abgeschlossen und alle Aufgaben beendet werden. Den Stakeholdern werden die Resultate mitgeteilt und gegebenenfalls findet, je nach Thema, eine Übergabe an die zukünftig zuständigen Bereiche statt. Zur Formalie gehört ein Projektabschlussbericht, aber ebenso wichtig ist ein lessons learned zu den Erfahrungen, um diese für zukünftige Projekte nutzen zu können. Auch bietet sich nach einem ausreichenden Zeitraum eine Projektnachbetrachtung an, die überprüft, ob alle Annahmen wie gewünscht umgesetzt wurden bzw. eingetroffen sind.
Fazit
Im klassischen Projektmanagement wird der Grundstein für ein erfolgreiches Projekt durch die Auftragsklärung und die Planung gelegt.
Daneben spielt die Kommunikation innerhalb des Projektteams als auch zu allen Stake- und Shareholdern eine wichtige und nicht zu unterschätzende Rolle.
Zu guter Letzt sichert permanentes Controlling durch Erfassen, Sammeln und Zusammenführen projektrelevanter Daten das Projektziel und hilft, Abweichungen rechtzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.
„Zuerst einmal musst du ein klares, eindeutiges und praktisches Ziel haben; ein Ideal, ein Endziel. Zweitens, habe die notwendigen Mittel, um deine Ziele zu erreichen; Weisheit, Geld, Materialien und Methoden. Drittens, pass alle deine Mittel auf dieses Ziel an.“ (Aristoteles, Philosoph)
Ralf Dinter – Senior Consultant
junokai