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Tipp KW 37 – 2021

Gelernte Lektionen, die Do’s und Don’ts bei Online-Meetings

Wahrscheinlich verbringen Sie einen Großteil Ihrer Zeit mit Zoom, Google Meet, GoToMeeting, Skype (for Business) und anderen Plattformen, die Videoanrufe ermöglichen. 

Diese Remote-Videoanrufe sind in einer Zeit, in der wir nicht mehr von Angesicht zu Angesicht zusammenarbeiten können, geschäftsentscheidend und haben ihre eigenen Herausforderungen.

Auch wenn es mittlerweile akzeptiert ist, bei Videoanrufen ein wenig legerer zu sein, sollten Sie nicht vergessen, dass es sich immer noch um Arbeit handelt. 

  1. Pünktlich sein – Respektieren Sie die Zeit der anderen, indem Sie zur vereinbarten Zeit online sind. Mitten in einer laufenden Besprechung aufzutauchen, lenkt ab. Dies kann auch wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, wenn der Gastgeber beschließt, Ihnen mitzuteilen, was Sie verpasst haben.
  2. Angemessene Kleidung – Tragen Sie angemessene Kleidung für jedes Meeting. Möglicherweise müssen Sie Business-Casual- oder formale Kleidung anziehen, wenn Sie sich mit Kunden treffen. Einer der unausgesprochenen Vorteile der Telearbeit besteht darin, dass Sie technisch gesehen nicht aus Ihrer Jogginghose herausmüssen. Aber wenn Sie Videogespräche führen, können Ihre Kollegen oder Kunden Sie zumindest von der Taille aufwärts sehen. Bleiben Sie in Ihrer Jogginghose, wenn es sein muss, aber ziehen Sie sich darüber normale Arbeitskleidung an, um die Professionalität zu wahren, die jeder erwartet. Am einfachsten ist es, dies gleich morgens zu tun – auch wenn Sie keine Anrufe geplant haben -, denn man weiß nie, wann man gebeten wird, einen Anruf zu tätigen.
  3. Ein aufgeräumter Hintergrund – Ein unruhiger oder unordentlicher Hintergrund lenkt nicht nur ab, sondern gibt den Leuten auch einen Einblick in Ihre Gewohnheiten und Ihre organisatorischen Fähigkeiten. Bemühen Sie sich um einen sauberen und einfachen Hintergrund oder nutzen Sie die Funktion des virtuellen Hintergrunds, falls die von Ihnen verwendete Plattform dies anbietet.
  4. Optimieren der Einrichtung – Richten Sie sich in einem gut beleuchteten Bereich ein, in dem das Netzsignal stark ist. Achten Sie darauf, dass es sich um einen Bereich des Hauses handelt, der frei von Ablenkungen und Lärm ist. Ihr Notizblock, Ihr Stift sowie Berichte und andere Büromaterialien sollten in Ihrer Reichweite sein.
  5. Wählen Sie die richtige Technologie – Die effektivsten Videokonferenzen sind minimalistisch. Die Teilnehmer möchten nicht zu viel Zeit mit dem Einrichten von Kameras und Mikrofonen, dem Herunterladen von Software oder dem Laden von PowerPoint-Präsentationen verbringen, da dies den Grund untergräbt, warum die Menschen virtuelle Meetings bevorzugen: Sie sind weniger kostspielig und produktiver. Achten Sie darauf, ein zuverlässiges und professionelles System zu wählen. Wenn Sie die Sitzung koordinieren, sollten Sie das Mikrofon und das Video vorher testen. Alle Videokonferenzsysteme verfügen über eine entsprechende Funktion, so dass Sie dies vor Beginn der Sitzung tun sollten. Versenden Sie Präsentationen und Tagesordnungen im Voraus, damit die Teilnehmer sie zu Beginn der Sitzung parat haben.
  6. Zappeln Sie nicht herum – Sehen und Hören sind die beiden wichtigsten Signale bei einem Videogespräch. Wenn Sie herumzappeln, lenken Sie die anderen Gesprächsteilnehmer ab, selbst wenn Ihr Mikrofon stumm geschaltet ist. Genauso wie Sie bei einer Besprechung im Büro sitzen (oder stehen) und sich konzentrieren, sollten Sie sich das auch bei Videokonferenzen angewöhnen. Ganz zu schweigen davon, dass Zappeln ein Zeichen für mangelndes Vertrauen ist. Um Professionalität auszustrahlen und das Vertrauen Ihrer Teammitglieder zu stärken, sollten Sie das Zappeln auf ein Minimum reduzieren und sich auf die Aktualisierungen der einzelnen Sprecher konzentrieren.
  7. Stellen Sie sich vor, bevor Sie mit dem Gespräch beginnen – Wenn Sie nicht mit allen Gesprächsteilnehmern vertraut sind, sollten Sie sich zu Beginn des Gesprächs vorstellen. Das hilft dabei, den Namen Gesichtern zuzuordnen. Wenn Sie an einem Gespräch ohne Video teilnehmen, müssen Sie sich noch häufiger vorstellen. Nicht jeder wird Sie nur an Ihrer Stimme erkennen, daher ist es gut, wenn Sie etwas sagen wie: „Hier ist Peter. Wenn ich hinzufügen darf…“ 
  8. Lassen Sie nicht alle Fenster und Programme geöffnet – Schalten Sie E-Mails und Instant Messenger aus, bevor das virtuelle Meeting beginnt. Das hat nicht nur Einfluss darauf, wie schnell Ihr Computer läuft und wie gut die Tonqualität ist, sondern erspart Ihnen auch Peinlichkeiten, wenn Sie den Bildschirm mit jemandem teilen. Lassen Sie nur das geöffnet, was Sie für die Besprechung benötigen – Notizen, Dokumente oder eine Präsentation.
  9. Widerstehen Sie dem Drang zum Multitasking – Videobesprechungen (wie alle Besprechungen) sind nicht der richtige Zeitpunkt, um E-Mails zu lesen, durch die Nachrichten in den sozialen Medien zu scrollen oder andere Aufgaben zu erledigen, die nicht mit der Besprechung zu tun haben, an der Sie gerade teilnehmen. Es kann schwieriger sein, sich während eines virtuellen Meetings zu konzentrieren, aber es ist sogar noch wichtiger, weil es schwieriger ist, den Raum darüber zu informieren, was wichtig ist, wann Ihre Meinung gefragt ist und so weiter. Die anderen Teilnehmer der Besprechung können sehen und spüren, dass Sie abgeschaltet haben, und das kann sich auch auf ihr Engagement auswirken.
  10. Sprechen Sie deutlich und geben Sie Informationen ein – Sie sollten deutlich und hörbar sprechen, wenn Sie an der Reihe sind. Sie können zunächst fragen, ob das Team Sie hören kann und überprüfen, ob Ihr Mikrofon einwandfrei funktioniert. Wenn Sie Informationen weitergeben, die einen Weblink oder Informationen aus dem Internet enthalten, können Sie diese auch in das Chat- oder Gesprächsfeld eingeben, damit Ihre Teamkollegen den richtigen Link leicht abrufen und besuchen können. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Botschaft klar ist und von allen Teilnehmern der Besprechung verstanden wird, und fassen Sie Ihre wichtigsten Punkte am Ende Ihrer Rede zusammen.
  11. Seien Sie anwesend – Stellen Sie sich vor und grüßen Sie, wenn Sie die Besprechung betreten, vor allem, wenn es sich um ein Telefongespräch handelt. Hören Sie zu, beteiligen Sie sich und bleiben Sie engagiert. Schauen Sie auf die Webcam, nicht auf sich selbst. Es ist auch sehr ablenkend, wenn Ihr Blick abschweift oder Sie ständig mit jemandem sprechen, der sich nicht in Reichweite Ihrer Videokamera befindet. Es kann verlockend sein, während einer langen Besprechung andere Dinge zu tun, aber es ist das Beste, sich zu konzentrieren. Checken Sie nicht Ihre E-Mails und tippen Sie keine Antworten ein – Ihre Tastatur befindet sich in der Nähe des internen Mikrofons Ihres Laptops. Man wird Sie tippen hören.
  12. Schalten Sie sich stumm oder minimieren Sie Ihre Hintergrundgeräusche – Es ist eine gute Angewohnheit, sich stumm zu schalten, wenn Sie nicht sprechen, damit die anderen Teilnehmer keine Hintergrundgeräusche in Ihrem Raum hören müssen. Zu den Hintergrundgeräuschen gehören z. B. die Geräusche, die Sie beim Tippen machen, das Schreien Ihres Kindes im Nebenzimmer, das Heulen einer Sirene auf der Straße oder andere Ablenkungen. Wenn Sie nur sporadisch sprechen, machen Sie sich mit der Stummschalttaste vertraut und verwenden Sie sie immer dann, wenn jemand anderes das Sagen hat. Wenn Sie die meiste Zeit des Gesprächs sprechen müssen und die Stummschaltung nicht so sinnvoll ist, tun Sie Ihren Teil, um Hintergrundgeräusche zu beseitigen, bevor das Gespräch beginnt.
  13. Verlassen Sie sich nicht auf die Körpersprache, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen – Für alle „Ich spreche mit meinen Händen“-Leute da draußen: Ja, Sie können immer noch Gesten und andere körpersprachliche Hinweise verwenden, um Ihre Botschaft zu verstärken, aber diese Bewegungen sind bei einem Videoanruf ablenkender als bei einem persönlichen Gespräch. Versuchen Sie Ihre Bewegungen so gering wie möglich zu halten, und verwenden Sie keine körpersprachlichen Mittel oder Gesten, um eine Aussage zu machen, die Sie nicht verbal machen. Wenn Sie z. B. auf ein Diagramm hinter Ihnen zeigen, sollten Sie verbal erklären, auf welches Diagramm Sie zeigen. Sie können nicht davon ausgehen, dass alle Augen auf den Bildschirm gerichtet sind. Erklären Sie daher noch einmal in Worten, wenn Sie eine Geste machen, die besonders wichtig ist.

Ein Video Anruf ist nichts, vor dem man sich fürchten muss. Behandeln Sie jeden Call wie eine Besprechung im Büro und Sie sind startklar.

PROTIPP: Das Licht neben der Webcam zeigt nicht nur an, dass die Kamera eingeschaltet ist, sondern ist auch der Punkt, auf den Sie beim Sprechen schauen. Der Blick auf das Licht ist so, als würden Sie den Zuschauern direkt in die Augen schauen.

Rogier Bosch – Berater

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