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Tipp KW 6 – 2023

Prozessoptimierung als Erfolgsfaktor des Unternehmens

Prozessoptimierung kann ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein Unternehmen sein. Sie kann helfen:

  • Effizienz zu steigern: Optimierte Prozesse können Abläufe beschleunigen, Zeit und Ressourcen sparen und die Produktivität erhöhen.
  • Kosten zu reduzieren: Durch die Verkürzung von Prozessen und die Minimierung von Fehlern kann die Gesamtkostenbilanz eines Unternehmens verbessert werden.
  • Qualität zu erhöhen: Prozessoptimierung kann dazu beitragen, Fehler und Mängel zu reduzieren und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu verbessern.
  • Kunden zufriedenzustellen: Optimierte Prozesse können eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Kundenanfragen und -bedürfnissen ermöglichen, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen kann.
  • Wettbewerbsvorteil zu schaffen: Optimierte Prozesse können ein Unternehmen von seinen Konkurrenten abheben, indem es schneller, effizienter und kosteneffektiver arbeitet.

Insgesamt trägt Prozessoptimierung also zu einer besseren Geschäftsleistung und Wettbewerbsfähigkeit bei, indem es Abläufe optimiert und Kosten reduziert.

Herausforderung optimaler Abläufe in Unternehmen

Doch wie kann man die Optimierungen der Prozesse herbeiführen und nachhaltig gestalten? Oftmals kommen wir in Unternehmen, wo genau dieses optimale Prozessmanagement nicht vorhanden ist. Ursache dafür sind Hindernisse, die in der betrieblichen Realität auftreten:

  • Fehlender Überblick: Es kann schwierig sein, die gesamte Prozesslandschaft des Unternehmens zu verstehen und zu erfassen, um potenzielle Optimierungspotentiale zu identifizieren.
  • Widerstand gegen Veränderung: Mitarbeiter und Abteilungen können Widerstand gegen Veränderungen in bestehenden Abläufen leisten, was die Umsetzung von Optimierungen erschweren kann.
  • Fehlende Ressourcen: Die Durchführung einer Prozessoptimierung kann Zeit, Geld und andere Ressourcen erfordern, die nicht verfügbar sein können.
  • Komplexität der Prozesse: Einige Prozesse können komplex und interdisziplinär sein, was eine sorgfältige Analyse und Optimierung erfordert.
  • Fehlende Standardisierung: Ohne standardisierte Prozesse ist es schwierig, einheitliche Messungen und Vergleiche von Prozessleistungen durchzuführen.
  • Inaktualität von Daten: Veraltete oder unvollständige Daten können dazu führen, dass Prozesse falsch optimiert werden.

Um diese möglichen Hindernisse zu bewältigen, ist es wichtig, eine systematische und datenbasierte Herangehensweise an die Prozessoptimierung zu verfolgen und dabei eng mit allen betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern zusammenzuarbeiten.

Alle Prozesse unterliegen darüber hinaus einer kontinuierlichen „Alterung“, d.h. sie weichen über einen gewissen Zeitraum betrachtet vom Optimum ab und verschlechtern sich (wieder). Diese „nachhaltige“ Prozessoptimierung ist eine weitere Herausforderung der Unternehmen, denn oftmals bedeutet dieses einen hohen Einsatz von (personellen und betrieblichen) Ressourcen, die bekanntermaßen immer knapp sind.

Reflektion – wie wichtig sind die Prozesse bei uns?

Daher sollte sich jedes Unternehmen in Bezug auf die eigenen Prozesse folgender wichtiger Aspekte bewusst werden: 

  • Wie kann sinnvoll und nachhaltig erfolgreich mit Prozessen und deren Veränderungen umgegangen werden? 
  • Welcher Aufwand ist notwendig und vertretbar? 
  • Welche Maßnahmen und Methoden zur Überprüfung und Optimierung der Ressourcen Zeit, Kosten und Qualität müssen in der Organisation verankert werden?

Um Prozesse zu optimieren, bedient man sich einiger bewährter Methoden. Diese sind im Rahmen eines Frameworks zuverlässige „Anleitungen“, um den Optimierungserfolg herbeizuführen:

  • Six Sigma
  • Lean Management
  • Total Quality Management (TQM)
  • Activity-Based Costing (ABC)
  • Theory of Constraints (TOC)
  • Root Cause Analysis (RCA).

Jede Methode hat ihre Stärken, Schwächen und Besonderheiten. Eines jedoch haben alle Methoden gemeinsam: Es bedarf einer konzentrierten und konsequenten Betrachtung der Abläufe, um Optimierungspotential zu identifizieren, und es benötigt bewährte Tools und geübte Mitarbeiter, um Verbesserungspotentiale (immer wieder) zu heben.

Six Sigma ist z.B. ein datenbasiertes Management-System, das darauf abzielt, Prozesse so zu verbessern, dass Sie mit einer Fehlerrate von maximal 3,4 Fehlern pro Million Möglichkeiten arbeiten. Es nutzt Methoden aus Qualitätsmanagement und Statistik, um Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Ziel ist es, in jedem Prozess höhere Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Lean Management ist eine Methode zur Prozessoptimierung, die sich auf die Minimierung von Verschwendung in einem Unternehmen konzentriert. Es zielt darauf ab, Abläufe zu vereinfachen, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, indem überflüssige Schritte identifiziert und eliminiert werden. Lean Management nutzt eine kundenorientierte Herangehensweise und arbeitet ständig an der Verbesserung der Prozesse, um die Wertschöpfung für die Kunden zu maximieren.

Total Quality Management (TQM) ist ein Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung der Qualität in einem Unternehmen. Es zielt darauf ab, alle Mitarbeiter für die Verbesserung der Qualität zu sensibilisieren und in die Qualitätsentwicklung einzubeziehen. TQM nutzt Methoden aus dem Qualitätsmanagement und legt großen Wert auf Kundenzufriedenheit und die ständige Überwachung und Optimierung von Prozessen. Ziel ist es, die Qualität auf allen Ebenen des Unternehmens zu verbessern und langfristig aufrechtzuerhalten.

Activity Based Costing (ABC) ist eine wirksame Methode zur Kostenanalyse, bei der die Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung auf die Aktivitäten verteilt werden, die für dessen Herstellung oder Erbringung erforderlich sind. Es zielt darauf ab, ein besseres Verständnis für die tatsächlichen Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung zu gewinnen und dadurch Entscheidungen zur Kostenoptimierung zu treffen. ABC nutzt eine systematische Herangehensweise, bei der alle Aktivitäten erfasst und die Kosten den jeweiligen Aktivitäten zugeordnet werden, um ein genaues Kostenbild zu erhalten.

Theory of Constraints (TOC) ist ein interessantes Management-System, das sich auf die Identifizierung und Überwindung von Engpässen (Constraints) in einem Prozess konzentriert. Es zielt darauf ab, die Effizienz und Leistung von Prozessen zu steigern, indem Engpässe identifiziert und behoben werden. TOC arbeitet ständig an der Optimierung von Prozessen, um die Auslastung der Engpässe zu maximieren und die Gesamtleistung zu verbessern.

Root Cause Analysis (RCA) ist eine Methode zur Identifizierung der Ursachen eines Problems oder einer Fehlfunktion. Es wird verwendet, um Probleme gründlich zu untersuchen und die wahre Ursache zu ermitteln, anstatt oberflächliche Symptome zu behandeln. Es werden Daten gesammelt, Auswertungen durchgeführt und mögliche Ursachen identifiziert, um dann die wahre Ursache zu bestimmen. Diese Methode kann verwendet werden, um Prozesse und Produkte zu verbessern, indem Fehler vermieden und die Effizienz gesteigert wird.

Selbstverständlich ist die Auflistung der vorgenannten Methoden nicht vollständig. So gibt es noch viele weitere etablierte Möglichkeiten der methodischen Prozessanalyse, die ich hier aber nur erwähnen und nicht weiter vertiefen möchte:

  • Business Process Reengineering (BPR)
  • Kaizen
  • Continuous Improvement
  • Value Stream Mapping
  • Design Thinking
  • Etc.

Es gibt nicht „DIE“ richtige Methode zur Prozessoptimierung 

Es gibt keine „beste“ Methode der Prozessoptimierung, da jede Methode auf bestimmte Prozesse und Bedürfnisse ausgerichtet ist. Die Wahl der optimalen Methode hängt von vielen Faktoren ab, wie der Art des Prozesses, den Zielen des Unternehmens und den Ressourcen, die zur Verfügung stehen. Es ist wichtig, die verschiedenen Methoden zu verstehen und zu evaluieren, um die beste Methode für die individuellen Anforderungen zu bestimmen. Ein integrierter Ansatz, der verschiedene Methoden kombiniert, kann manchmal die besten Ergebnisse erzielen. Ebenso sollte das optimale Framework für den Einsatz der Methoden dazu kombiniert werden.

Iterative Vorgehensweise hat sich bewährt

Muss ein Unternehmen die Optimierung der eigenen Prozesse neu initiieren, so hat sich folgende (iterative) Vorgehensweise in sechs groben Schritten bewährt:

  1. Analyse: Welche Prozesse (Prozessarten) gibt es, welche sind besonders relevant im Sinne des Unternehmenserfolg/Kundenzufriedenheit?
  2. Fokussierung: Identifizierung der ersten wichtigsten Abläufe, die optimiert werden sollen;
  3. Nutzenkalkulation: Abschätzung, wie sich die Optimierungen auf KPIs und Ergebnisse auswirken;
  4. Ausstattung: Definition und Bereitstellung von Ressourcen, um die Optimierung durchführen zu können (Fachleute, Mitarbeiter, Zeit, sachliche Ressourcen);
  5. Zeitplanung: In welchem zeitlichen Rahmen wird die Prozessoptimierung durchgeführt.
  6. Tool: Welche Softwaretools werden benötigt, sind geeignet und können „beschafft“ werden;

Sinnvoll ist es weiterhin, zumindest für die ersten Optimierungsschritte möglicherweise externe Unterstützung von Experten einzuholen, da unternehmensintern in aller Regel die bestehenden Mitarbeiter wichtige operative Aufgaben haben und der Arbeit der Prozessoptimierung nicht immer die notwendige Zuwendung erfolgt. Der Experte kann dafür sorgen, die Fokussierung der verantwortlichen Mitarbeiter auf die Prozesse zu verbessern.

Michael Fürst – Senior Consultant 

junokai

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