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Tipp KW 27 – 2020

Vertriebserfolg durch das richtige Setup Ihres Outboundprojekts

Wie komme ich in das Bewusstsein der Entscheider, die aktuell als Käufer für meine Produkte und Leistungen interessant sind?

Das ist die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, wenn es um die Vermarktung Ihrer Produkte in einem Outboundprojekt geht. 

Oft wird bei einem geplanten Outboundprojekt darüber diskutiert, eigene Vertriebsressourcen einzusetzen oder einen erfahrenen Dienstleister ins Boot zu holen.

Für die interne Vertriebsmannschaft spricht natürlich die Unternehmens- und Produktkenntnis, sowie das Markt- und Branchenwissen. Aber sind die eigenen Mitarbeiter auch Experten in der telefonischen Kundenansprache? Liegt ihr uneingeschränkter Fokus bei der täglichen Arbeit auf der telefonischen Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen oder der Generierung von bspw. Neukunden-Terminen für den Außendienst?

Oft ist das der entscheidende Punkt für Erfolg oder Misserfolg des Projektes! 

Vieles spricht dafür, sich einen erfahrenen und etablierten Outboundpartner an seine Seite zu holen.

Aber auch damit wird Ihr Projekt nicht automatisch erfolgreich. Damit Ihr Vorhaben beste Chancen hat, ein erfolgreiches Outboundprojekt zu werden, und Sie damit langfristig erfolgreich Leads und Vermarktungserfolg generieren, sollten Sie das richtige Set-up wählen.

Aus der operativen Praxis möchte ich Ihnen heute ein paar Tipps am Beispiel eines Outboundprojektes zum Thema „Leadgenerierung für den Außendienst“ geben.

Wenn Sie sich für die Unterstützung eines externen Outboundpartners entscheiden, ist es hilfreich, sich zu Beginn folgende Fragen zu beantworten:

  • Wie schaffe ich es, bei externen Mitarbeitern eine starke Identität für das „eigene“ Unternehmen zu erzielen?
  • Welches Wissen über Produkt und Branche sind elementar wichtig? 
  • Wie schaffe ich Vertrauen in das Handeln der externen Mitarbeiter?
  • Wie kann ich die unterschiedlichen Erwartungshaltungen an Leadqualität sowie die notwendige Vorbereitung des Termins miteinander verbinden?
  • Sind die Zuständigkeiten und Verantwortungen zwischen allen Beteiligten klar geregelt?

Holen Sie sich daher zu einem Kick-off möglichst alle Beteiligten an einen Tisch und stellen Sie so ein Kennenlernen und einen persönlichen Austausch sicher. Sprechen Sie mit Ihrem externen Outboundpartner und seinen Mitarbeitern offen über Ihre Erwartungshaltung hinsichtlich Gesprächsinhalte, Informationstransfer und Leadqualität. Reporten Sie alle relevanten KPIs an alle Beteiligten und schaffen Sie so Transparenz. Das fördert von Anfang an das Vertrauen in die Ergebnisse. Definieren Sie einen regelmäßigen Termin, an dem der aktuelle Status, offene Fragen und vor allem Verbesserungsmöglichkeiten besprochen und Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden.

Bevor Sie nun mit der Umsetzung starten, sollten Sie eine Pilotkampagne definieren, die Sie optimalerweise in 3 Phasen aufteilen:

Phase 1: Ziele und Prozesse

  • Projektziel und Erwartungen definieren

Erarbeiten Sie Ihre quantitativen und qualitativen Erwartungen. Welche Anzahl an Terminen wird benötigt, um einen Vertragsabschluss zu erzielen? Welche Kostenstruktur wurde für das Projekt kalkuliert? Wie hoch ist das Budget je Termin bzw. je Vertragsabschluss? Legen Sie das Projektvolumen (Termine und Abschlüsse) mit ausreichenden Kapazitäten fest. Starten Sie lieber niedrig und skalieren Sie ggf. hoch. Was sind die KPIs, an denen der Erfolg abgelesen werden kann?

  • Prozesse

Welche Prozesse sind notwendig und benötigt man Zugriff auf CRM-Systeme? Wie ist der Datenprozess (Denken Sie unbedingt an den Datenschutz und Datensicherheit)? Wurden Feedbackschleifen integriert, um stetig eine Sicht auf die Qualität zu haben? Informieren Sie relevante Abteilungen mit Kundenkontakt über Ihr Projekt, um Kundenrückfragen professionell zu bearbeiten.

  • Projektteam

Wählen Sie die richtigen Mitarbeiter aus. Gerade bei mehrstufigen Projekten mit einem externen Partner benötigen Sie begeisterungsfähige interne Vertriebsmitarbeiter, die motiviert sind, mit externen „Kollegen“ zusammenzuarbeiten und diese als Bereicherung und Unterstützung sehen.

Phase 2: Vertriebsstrategie

  • Outbound Framework

Übersetzen Sie die Vertriebsstrategie in ein Outbound-Framework. Legen Sie fest, wie Ihre zukünftigen Kunden angesprochen werden sollen. Wie gehen Sie mit Rückfragen, Ablehnungen und Wiedervorlagen um?

  • Schulung

Leiten Sie auf Basis des Outbound-Frameworks den Informationsbedarf für Ihren Partner ab und stellen Sie die Schulung und den Informationsbedarf sicher.

  • Incentivierung

Welche Möglichkeiten haben Sie, die Mitarbeiter Ihres externen Partners zusätzlich zu motivieren, um bestenfalls sogar die Identifikation mit Ihrem Unternehmen zu fördern?

Phase 3: Steuerung und Projektbewertung

  • Operativer Start

Starten Sie mit den Outbound-Calls und bleiben Sie in den ersten Tagen nah dran, um sofort justierend eingreifen zu können. Lässt es sich so umsetzen, wie geplant? Was wird noch gebraucht? Aber überstürzen Sie nichts, eine Lernkurve zu durchleben ist die Regel. 

  • Analyse und Bewertung

Analysieren Sie stetig Ihre Ergebnisse und bewerten Sie den Projektverlauf. Sammeln und konsolidieren Sie Feedbacks der am Vermarktungsprozess beteiligten Schnittstellen. Dazu gehört auch der potenzielle Neukunde.

Mit dem passenden Produkt, einer durchdachten Vorbereitung, der richtigen Vertriebsstrategie und motivierten Mitarbeitern steht einem erfolgreichen Outbound Projekt nichts im Wege!

Stephan Plaß – Senior Berater

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