Neben dem schrumpfenden Potenzial an Arbeitskräften für den Kundenservice und einer sinkenden Betriebszugehörigkeit sehen sich viele Unternehmen immer wieder mit der Frage konfrontiert, wie man neue Mitarbeiter möglichst schnell eigenständig und produktiv integrieren kann.
Schulungsgruppen mit neuen Mitarbeitern sind schon längst nicht mehr so homogen wie es zum Beispiel 2010 noch der Fall war. Die neuen Arbeitskräfte unterscheiden sich zum Beispiel sehr stark hinsichtlich der Vorqualifikation, der Berufserfahrung im Kundenservice und der Altersstruktur. Dazu kommt, dass immer häufiger vom Klassenmodell auf eine Einzelausbildung bzw. -einweisung ausgewichen werden muss. Aber wie kann man die Einarbeitung effektiver und mit nachhaltiger Qualität trotzdem sicherstellen?
Eine Lösung heißt „Blended Onboarding“. Es ist die Mischung aus Präsenzschulung, Coaching und eLearning. Allgemeingültige Informationen und standardisierte Inhalte mit geringem Änderungspotenzial wie beispielsweise der Datenschutz, die betrieblichen Unterweisungen, die Kommunikationsstandards, das Systemhandling und auch die innerbetrieblichen Prozesse können über eLearning-Module sehr schnell und gezielt vermittelt werden. Die Module selbst als auch die Häufigkeit der Inhaltsabrufe lassen sich nach Bedarf des jeweiligen Mitarbeiters variabel steuern. So passt sich die Wissensvermittlung dem individuellen Lerntempo, den Vorkenntnissen und der zukünftigen Aufgabe des neuen Mitarbeiters an. Neben den eLearning-Modulen, die jederzeit und ohne räumliche Bindung durchgeführt werden können, treffen sich die neuen Mitarbeiter mit dem Trainer oder Coach, um die Vervollständigung und Nachhaltigkeit des Erlernten zu prüfen und in Form von praktischen Übungen zu festigen. Zudem werden in kleinen Präsenzrunden neues Wissen und neue Fähigkeiten vermittelt, die sich nicht zielführend über eLearning verbreiten lassen. Individuelle Coachings gehen auf den jeweiligen Ausbildungsfortschritt ein und helfen persönliche Stärken und Schwächen zu fördern bzw. zu eliminieren.
Tipp: eLearning-Module lassen sich auch als Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte am Ende eines Präsenztrainings bzw. eines Schulungsbausteins sehr gut einsetzen. So werden die Essentials wiederholt und somit in Erinnerung gerufen.
Nach jedem eLearning-Modul ist es wichtig, einen Wissenstest durchzuführen, der den individuellen Lernfortschritt des neuen Mitarbeiters ermittelt. Dieses Ergebnis wird dem Trainer und der Führungskraft des neuen Mitarbeiters zur Verfügung gestellt, um gezielte fortführende Maßnahmen zu treffen.
TIPP: Schalten Sie immer nur dann neue eLearning-Module frei, wenn der Mitarbeiter sein bisher Erlerntes auch erfolgreich anwenden kann.
Als hilfreich hat sich erwiesen, wenn jeder neue Mitarbeiter ein Ausbildungstagebuch führt. Dort sollte festgehalten werden: Was habe ich heute gemacht, was hat mir besonders gefallen und was fehlt mir, um noch mehr Verständnis zu bekommen bzw. um noch besser zu werden. Das Ausbildungstagebuch wird mit der zukünftigen Führungskraft und dem Trainer regelmäßig besprochen.
eLearning-Module in Form von Videos haben aufgrund der Kürze eines Videos den Vorteil (empfohlene Dauer sind drei bis fünf Minuten je Video), dass auch die Best Performer aus dem Bestandsteam zu Akteuren werden können. Videos lassen sich heute schon sehr gut über das Smartphone erstellen. Die technologische Hürde ist also gering.
TIPP: Videos sind hilfreich beim Lernen und fördern das Verständnis gegenüber neuen Inhalten.
Es hat sich bewährt, dass neue Mitarbeiter nicht ganze Tage mit eLearning-Einheiten verbringen, sondern ihnen ein Mix aus Praxistraining, Coaching und eLearning angeboten wird. eLearning-Module sollten zum Beispiel am Ende eines Tages in der Erstausbildung liegen. So lassen sich am Folgetag die Inhalte in der Gruppe besprechen und es können zeitnah offene Fragen geklärt werden. Außerdem können so gerade neue Mitarbeiter die Umstellung in ihrem neuen Alltag besser organisieren. Denn eLearning-Module können auch dann genutzt werden, wenn die Kinderbetreuung abgeschlossen ist oder der Wohnort erreicht ist, also auch außerhalb der Betriebsstätte.
Am Ende ist es wichtig, dass für jeden Skill ein bedarfsgerechter und praxistauglicher Mix der einzelnen Ausbildungsmodule des „Blended Onboardings“ verfügbar ist und alle Beteiligten Vertrauen in diese Methode haben. Blended Onboarding individualisiert die Ausbildung, steigert die Effizienz der Ausbildung und beschleunigt die maximale Produktivität. Probieren Sie es aus! Die Vorteile sind überzeugend.
Jens Mühlberg (Partner im Beraternetzwerk der junokai)
junokai