Häufig wird damit geworben oder es herrscht die folgende Meinung:
„neue Software muss einfach nur installiert werden, dann kann es direkt losgehen“. Dies mag vielleicht auch bei den meisten Apps, die für Smartphones oder Tablets angeboten werden, in Teilen zutreffen, im Bereich der Arbeitssoftware im operativen Arbeitsumfeld ist dies aber nur äußerst selten der Fall.
So können aus unserer Sicht in vielen Schritten der Softwareeinführung weitreichende Fehler gemacht werden, die später zu hohen Kosten oder gar einer Ablösung der Software führen können.
Schon in der Auswahl der Lösung sollten möglichst die zukünftigen Nutzer einbezogen werden, um diese erstens mit den Bedürfnissen im operativen Arbeitseinsatz abzugleichen und zweitens eine hohe Akzeptanz der Anwendung zu erreichen. Ggf. müssen zusätzlich auch Gremien wie der Betriebsrat in die Anschaffung einer Software eingebunden werden. Genauso sollte schon hier berücksichtigt werden, welche Aufwände mit dem Betrieb und der Wartung der Software entstehen werden und wer diese ausführen kann. Eventuell muss ein Dienstleister dafür beauftragt werden oder es macht Sinn, eine Software aus der Cloud zu nutzen.
Im nächsten Schritt der Installation muss ebenfalls betrachtet werden, wer diese durchführen kann. Müssen andere Anwendungen über Schnittstellen angebunden werden, um die volle Bandbreite der Nutzungsmöglichkeiten und Bedürfnisse der Anwender abzudecken? Wie hoch muss die Ausfallsicherheit des Systems sein, muss es aus dem Internet verfügbar sein und ist dabei vor Angriffen geschützt oder wie häufig werden Sicherungen der Daten geschrieben sind nur einige der wichtigen Fragestellungen. Systeme aus der Cloud haben hier den eindeutigen Vorteil, dass zumindest die zeitlichen Aufwände für die Installation und den Betrieb meist deutlich geringer ausfallen.
In der operativen Einführung ist es enorm wichtig, die Nutzer sowohl eng einzubeziehen als auch ausreichend in der Anwendung auszubilden. Diese Phase ist für die Akzeptanz und damit langfristige Nutzung entscheidend. Die Aufwände, eine schlecht eingeführte Software nachträglich zur gewünschten Performance zu bringen – im schlechtesten Fall gar per Arbeitsanweisung – ist deutlich höher, als es direkt richtig zu machen. Die Qualität der Arbeitsergebnisse einer nur minderwertig eingeführten Software ist häufig so schlecht, dass der eigentlich gewünschte Effekt gar ins Gegenteil umspringen kann.
Zusätzlich sollte im operativen Betrieb regelmäßig überprüft werden, ob aktuelle Prozesse und Unternehmensstrukturen noch mit der Nutzung der Software zusammenpassen und ob Updates einen Mehrwert für den Erfolg bringen können. Eine Software ist am Ende nur so „lebendig“ und erfolgreich wie die Nutzer, die sie einsetzen.
Wenn man also von einfachen Apps auf mobilen Geräten absieht ist die Einführung einer neuen Software im operativen Arbeitsumfeld alles andere als trivial und will in den verschiedenen Prozessschritten wohlbedacht und gut ausgeführt sein.
– Sven-Ole Klinge (Berater)
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