Wann haben Sie das letzte Mal die Prozesse in Ihrem Unternehmen betrachtet und hinterfragt, ob alle Arbeitsabläufe und Prozessschritte erforderlich und auch wertschöpfend sind?
Hinterfragen Sie Ihre Arbeitsabläufe und seien Sie auch bereit für Veränderungen. Nur weil manche Arbeitsabläufe bereits seit Jahren bestehen, bedeutet dies nicht, dass diese die optimale Lösung darstellen. Für eine Prozessoptimierung müssen Sie keine Revolution starten. Oft lassen sich durch kleine und durchdachte Änderungen der Abläufe Verbesserungen schnell und einfach umsetzen. Um dies zu erreichen, müssen Sie sich Ihrer Prozesse, deren Prozessschritte und Schnittstellen bewusst sein.
Prozesse im Unternehmen zu optimieren heißt:
Versuchen Sie nicht alle Prozesse auf einmal zu betrachten und zu analysieren. Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Ausgangsituation für die Optimierung eines Prozesses ist die Analyse der aktuellen IST-Situation. Stellen Sie sich die Frage: Wie wird der Prozess aktuell gelebt und umgesetzt? Die IST-Situation können Sie beispielsweise in Form eines Prozess-Funktionsdiagramms (PFD), auch Swimlane-Diagramm genannt, darstellen. Das PFD stellt dabei nicht nur die einzelnen Prozessschritte, sondern auch die dazugehörigen Funktionsbereiche / Abteilungen dar. Dabei werden die relevanten Funktionsbereiche in so genannte „Schwimmbahnen“ (Swimlanes) eingeteilt. Die Prozessschritte werden den jeweils verantwortlichen Funktionsbereichen zugeordnet. Dadurch wird sichtbar, wann im Prozess Schnittstellen überwunden werden müssen. Da an Schnittstellen häufig Informationen verloren gehen oder Fehler entstehen, kann dies wichtige Hinweise liefern, wie der Prozess zu optimieren ist. Die Betrachtung von Schnittstellen hilft Ihnen, tiefer in die Ursachenforschung von Qualitätsproblemen eintauchen zu können. Haben Sie dabei einen fokussierten Blick auf häufige Schleifen zwischen verschiedenen Funktionsbereichen. Solche Schleifen sind nur sinnvoll, wenn sie wirklich notwendig sind (zum Beispiel im Rahmen eines Prüf- oder Freigabeprozesses).
Ein Hilfsmittel zur Bewertung der Sinnhaftigkeit von Prozessschritten stellt die Wertanalyse dar. Bei der Wertanalyse steht die Frage im Vordergrund, welchen Beitrag die einzelnen Prozessschritte zur Wertschöpfung, also zur wahrgenommenen Leistung des Service (oder Produktes) aus Sicht des Kunden leisten.
Zielsetzung der Wertanalyse ist es, die wertschöpfenden, wertermöglichenden und nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten in einem Prozess zu identifizieren. Im Rahmen der Prozessoptimierung wird der Anteil wertschöpfender Tätigkeiten maximiert und der Anteil nicht-wertschöpfender Tätigkeiten weitestgehend eliminiert bzw. auf ein Minimum reduziert.
Was sind wertschöpfende, wertermöglichende und nicht-wertschöpfende Tätigkeiten?
Wertschöpfende Tätigkeiten sind Aktivitäten, die sich aus der Sicht des Kunden schon bei erstmaliger Ausführung werterhöhend auf einen Service (oder ein Produkt) auswirken. Sie bewirken, dass die Kundenanforderungen vollständig und wirtschaftlich erfüllt werden. Wertschöpfende Prozessschritte gilt es zu erhöhen.
Nicht-wertschöpfende Tätigkeiten sind Aktivitäten, die aufgrund unzureichender Voraussetzungen nicht umgehend verzichtbar sind. Ein Kunde würde sie aus seiner Sicht nicht als notwendig erachten und nicht bereit sein, dafür zu zahlen. Diese Anteile sind im Rahmen der Prozessoptimierung zu eliminieren bzw. auf ein Minimum zu senken.
Wertermöglichende Tätigkeiten sind Aktivitäten, die aktuell für die Leistungserbringung erforderlich oder förderlich sind. Diese Anteile sind auf das für die Organisation erforderliche Maß zu reduzieren.
Schaffen Sie also nicht nur Transparenz in der Darstellung Ihrer Prozesse, sondern bewerten Sie auch die Prozessschritte mit Blick auf Ihre Notwendigkeit und Relevanz. Behalten Sie dabei aber immer die Kernkompetenz Ihres Unternehmens im Auge.
Legen Sie so einen Grundstein für eine kontinuierliche Verbesserung.
– Sophie Gießler (Beraterin)
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