Man sollte meinen, dass es doch ganz einfach ist: zu Projektbeginn wird eine Projektorganisation definiert, jeder bekommt seine Rolle und den damit verbundenen Aufgaben- und Verantwortungsbereich zugewiesen. Jeder weiß also was zu tun ist und die Arbeit bzw. das Projekt läuft.
Oder ist es vielleicht doch nicht ganz so einfach?
Zunächst braucht jedes Projekt eine Projektorganisation. Diese bildet die Basis für die Definition von Informations-, Entscheidungs- und Eskalationswegen – kurz: die Grundlage für effizientes Arbeiten wird geschaffen.
Die klassische Projektorganisation besteht in der Regel aus 4 Funktionen:
• Ein Projektauftraggeber ist Initiator eines Projektes und oberste Entscheidungsinstanz im Projekt. Er ist verantwortlich für die Bereitstellung von Projektressourcen und gleichermaßen ist er auch initialer Promoter des Projektes.
• Ein Projektleiter ist verantwortlich für die Erreichung der im Projektauftrag fixierten Ziele und er ist primärer Ansprechpartner des Auftraggebers. Aufgaben, Verantwortungen und Befugnisse der Projektleitung müssen unternehmensweit definiert und transparent sein.
• Ein Projektmitarbeiter untersteht direkt dem Projektleiter und ist für die Erledigung der inhaltlichen Arbeitspakete verantwortlich. Projektmitarbeiter setzen sich zumeist aus Fachexperten einzelner Unternehmensbereiche zusammen.
• Ein Lenkungsausschuss oder Review Board / Steering Committee / Steuerungsgremium ist erforderlich, wenn mehrere Organisationen in ein Projekt involviert sind. Vorsitzender des Lenkungsausschusses ist der Projektauftraggeber, die weiteren Mitglieder sind jeweils Vertreter der beteiligten Organisationen. Hauptaufgabe des Lenkungsausschusses ist es, projektübergreifende Konflikte zu lösen und Prioritäten und übergeordnete Entscheidungen zu treffen.
Jede Funktion innerhalb der Projektorganisation hat also einen genau definierten Verantwortungsbereich, innerhalb dessen Entscheidungen vor und während des Projektverlaufes getroffen werden müssen.
Egal in welcher Funktion Sie innerhalb der Projektorganisation eingesetzt sind – Eine Entscheidung definiert sich als die Wahl für eine von zwei oder mehreren Alternativen (Möglichkeiten). Entscheidungen sind verbindlich und werden bewusst getroffen.
Treffen Sie eine Entscheidung, auch wenn nicht alle Informationen vorhanden sind – diese werden nie vollständig vorliegen.
Das Treffen von Entscheidungen birgt immer ein gewisses Risiko, weil man immer auf Basis unvollständiger Informationen entscheidet. Wir müssen immer wieder Entscheidungen treffen, ohne alle Informationen verarbeiten zu können, die dafür „eigentlich“ notwendig wären.
Charles de Gaulle (Französischer General und Staatsmann) hat einmal gesagt: „Es ist besser, unvollkommene Entscheidungen durchzuführen, als beständig nach vollkommenen Entscheidungen zu suchen, die es niemals geben wird.“
Wer wartet, bis er alle Informationen hat, verbringt oft zu lange mit der Entscheidungsfindung und verpasst den richtigen Zeitpunkt. Und die Entscheidung wird meistens auch nicht dadurch besser, dass man noch die fehlenden zehn Prozent an Informationen hat.
Priorisieren Sie.
Haben wir klare Prioritäten festgelegt, dann können wir uns in jedem Fall sehr viel schneller entscheiden, weil wir wissen, was Vorrang hat und was erst an zweiter oder dritter Stelle folgt.
Haben Sie keine Angst, Verantwortung zu übernehmen.
Jeder möchte Verantwortung haben, doch keiner will sie übernehmen. Auf der einen Seite wünschen sich Mitarbeiter mehr Verantwortung, sie wollen Entscheidungen treffen oder zumindest daran beteiligt werden. Auf der anderen Seite kann schon die Frage nach der Übernahme von Verantwortung zu kalten Schweißausbrüchen führen.
Verantwortung wird oft als etwas Negatives angesehen. Wer die Verantwortung für etwas trägt, ist derjenige, der den Ärger und Unmut abbekommt, wenn das Projekt oder Teile im Projekt nicht nach Plan laufen, der Kunde sich eventuell sogar beschwert. Genau dieses negative und falsche Verständnis von Verantwortung schädigt den Ruf der Verantwortung schreckt davor ab, diese im Projekt übernehmen zu wollen.
Verantwortung zu übernehmen bedeutet nicht nur Entscheidungen zu treffen, sondern auch Fehler einzusehen, diese zuzugeben und nach Lösungen zu suchen.
Verantwortung zu übernehmen bedeutet aber auch ein Projekt voran zu treiben!
Kommunizieren Sie Entscheidungen – Seien Sie Transparent.
Nur eine klare und zielgruppengerechte Kommunikation ermöglicht die Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses bezüglich der getroffenen Entscheidung. Fehlende Informationen und ungenügende Transparenz können dazu führen, dass eine Entscheidung und die damit verbundenen Aufgaben in unterschiedlich interpretiert oder gar als solche nicht aufgefasst werden. Das führt letztendlich dazu, dass die Entscheidung nicht oder nicht vollumfänglich umgesetzt wird.
– Sophie Gießler (Beraterin)
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