Es lässt sich wissenschaftlich nachweisen, dass eine auf Vertrauen basierende Geschäftsbeziehung effektiver ist, als eine durch gegenseitige Kontrolle und Misstrauen dominierte Zusammenarbeit. Verträge werden daher häufig nur als Mittel zur Durchsetzung von Ansprüchen angesehen, für den Fall dass das Vertragsverhältnis zwischen den Parteien gestört wird und fristen daher ein Schattendasein. Die Gestaltung der Funktionen eines Vertrages wie Klärung, Risikoallokation, Erzwingbarkeit, Kontrolle, Kommunikation und Kooperation orientieren sich daher häufig an dem Bedarf einer zukünftigen Beurteilung des Inhalts durch einen Richter bzw. ein Gericht.
In der Praxis kann ein guter Vertrag hingegen ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Transaktion sein, wenn man die Funktionen Kontrolle, Kommunikation und Kooperation in den Vordergrund stellt und sich auf das Verhältnis der Vertragsparteien untereinander konzentriert. Rechts- und revisionssichere Verträge mit marktüblichen Konditionen sind die Grundlage für eine lange und partnerschaftliche Geschäftsbeziehung. Gerade bei der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister sollte ein Vertrag mit der entsprechenden Sorgfalt erstellt und verhandelt werden.
Es lohnt sich auch, bestehende Verträge mit externen Dienstleistern regelmäßig (mindesten alle 2-3 Jahre, je nach Leistungsumfang) einer kritischen Prüfung auf Aktualität und Marktkonformität zu unterziehen und dabei wie folgt vorzugehen:
– Analyse der Architektur des Vertrages
– Kaufmännische, fachliche und technische Vertragsregelungen prüfen
– Defizite identifizieren und anpassen
Dabei sind neben einem vorhandenen Rahmenvertrag auch die weiteren Vertragsbestandteile wie Leistungsscheine, Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung und weitere Anlagen zu berücksichtigen. Anlass zur Überprüfung kann dabei eine nahende Vertragsverlängerung, eine Veränderung seitens der Vertragsparteien oder geänderte rechtliche Rahmenbedingungen sein. So machten z.B. die Regelungen zum Mindestlohn, geänderte datenschutzrechtliche Vorgaben oder die Einführung von Telearbeit in der Vergangenheit bei vielen Vereinbarungen mit externen Dienstleistern Vertragsanpassungen nötig. Bei dieser Gelegenheit könnten und sollten die sonstigen vertraglichen Regelungen geprüft werden. Wer solche Veränderungen zum Anlass nimmt, um gleich den ganzen Vertrag einer gründlichen Prüfung zu unterziehen, vermeidet Regelungslücken und drohende Widersprüche innerhalb des Vertrages.
Neben den Experten aus der Rechtsabteilung sollten auch die anderen beteiligten Unternehmensbereiche des Auftraggebers wie Customer Care, Reporting, Steuerung und Qualitätskontrolle sowie die Ansprechpartner seitens des Dienstleisters in dem Prozess berücksichtigt werden. So kann erreicht werden, dass sich die Vertragsinhalte stärker an der Praxis orientieren und sich die Mitarbeiter mit den Regelungen identifizieren können.
Durch regelmäßige Überprüfung der Inhalte und Einbeziehung der relevanten Bereiche erreichen sie auch bei Verträgen mit geringer Regelungskapazität und hoher Konfliktträchtigkeit der Parteien eine praxistaugliche Vereinbarung, die nicht in der sprichwörtlichen Schublade verschwinden muss.
– Felix Prömel (Junior Berater)
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