Sie suchen eine neue ACD Anlage, ein neues CRM-System oder ein neues HR-System, erstellen dafür die notwendigen Ausschreibungsunterlagen und identifizieren die potentiellen Unternehmen, welche Sie in den Ausschreibungsprozess einbinden möchten?
Optimaler Weise beinhalten Ihre Ausschreibungsunterlagen einen Fragenkatalog, in dem Sie die Kernanforderungen an die Lösung und die detaillierte Umsetzung Ihrer Anforderungen an das neue System mit einem „Complianceverfahren“ abfragen. Dies wird Ihnen insbesondere bei der Bewertung der verschiedenen Angebote weiterhelfen, um eine erste Shortlist mit geeigneten Bietern zu erstellen.
Erfahrungen haben gezeigt, dass Bieter bei der schriftlichen Fragenbeantwortung „das Blaue vom Himmel“ versprechen, um ihre Lösung, den Kernanforderungen Ihrer Ausschreibung, anzupassen. Auch kennen Bieter mittlerweile die gängigsten angewandten Bewertungslogiken. Eine Frage, die mit „vorhanden“ beantwortet wird, wird in der Bewertung des Fragenkatalogs später eine höhere Punktzahl erreichen als ein „ nicht vorhanden“. Da können bei schriftlichen Antworten auf Fragestellungen durchaus „Missverständnisse“ bzgl. des Umsetzungsverständnis beim Bieter vorkommen.
Nachdem Sie die unterschiedlichen Angebote bewertet haben und die Identifizierung der Bieter, die sich für den Beauty-Contest (eine Vor-Ort Präsentation der Bieter) qualifizieren, abgeschlossen haben, empfiehlt es sich, orientiert an Ihren Kernanforderungen sehr spezifische „use-cases“ zu erstellen und jedem Bieter für den Beauty-Contest eine klare Aufgabenstellung mitzugeben. Sie werden sehen, hier trennt sich oftmals die Spreu vom Weizen.
Informieren Sie den Bieter schriftlich und rechtzeitig vor dem Bieterpräsentationstermin über Ihre Erwartungshaltung und die Inhalte, die in dem Termin seitens des Bieters präsentiert werden sollen. Anbieter zeigen gerne ihr Standardrepertoire an Funktionen ihrer Lösung. Haken Sie daher kritisch nach und lassen Sie sich vom Bieter detailliert aufzeigen, wie er Ihre Kernanforderungen mit der neuen Lösung umsetzen wird. Wenn es der Bieter gut macht, passt er für den Präsentationstermin seine Lösung auf Ihre Bedürfnisse bereits in Ansätzen an, um Vertrauen für seine Lösung zu wecken.
Je detaillierter die „use-cases“ von Ihnen entwickelt worden sind und je deutlicher Ihre Anforderungen dem Bieter offengelegt wurden, desto besser können Sie im Präsentationstermin auf die Umsetzung Ihrer Anforderungen eingehen. Oftmals sind hier starke Abweichungen von der initialen schriftlichen Beantwortung des Fragenkatalogs vom Bieter festzustellen.
Auch wenn die Ausarbeitung von „use-cases“ etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt werden Sie sehen, dass es sich durchaus lohnen kann. Im Verhältnis zu dem Aufwand den Sie haben, wenn Sie erst in der Implementierung feststellen, dass Teile Ihrer Kernanforderung vom ausgewählten Bieter nicht umgesetzt werden können, ist der initiale Vorbereitungsaufwand von „use-cases“ zum Bieterpräsentationstermin eine Kleinigkeit. Ein Aufwand der sich in jedem Fall für Sie und Ihr Unternehmen auszahlt.
– Karsten Kleiner (Berater)
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