In der heutigen Zeit werden immer mehr Serviceangebote digitalisiert zur Verfügung gestellt.
Sei es die Bahnfahrkarte, die Sie auf Ihrem Mobiltelefon abrufen können, die Mietwagenbuchung online oder aber auch die Pizzabestellung, die Sie per APP aufgeben können.
Das Thema „papierloses Büro“ ist trotz der stark zunehmenden Digitalisierung und technischen Möglichkeiten noch nicht in den Fokus in Unternehmen gerückt. Was ist das „papierlose Büro“ eigentlich?
Unter dem „papierlosen Büro“ ist die Digitalisierung und Archivierung sämtlicher physischer Dokumente / Informationen zu verstehen. Ihr Büro wird papierlos.
Der Anfang des „papierlosen Büros“ ist zuerst einmal ein System für sich und seine Mitarbeiter zu entwickeln / zu identifizieren, welches verständlich und einfach gestrickt ist. Hierzu können auch die unterschiedlichsten Archivierungssysteme genutzt werden. Einer der wichtigsten Standards für die elektronische Archivierung ist das OAIS „Reference Model for an Open Archive Information System“. Das Referenzmodell beschreibt die Funktionen und Komponenten, die für eine langzeitige elektronische Archivierung (papierloses Büro) notwendig sind. OAIS wurde 2003 als ISO Standard 14721 übernommen.
Grundsätzlich kann man unter den folgenden Archievierungstypen unterscheiden:
Elektronische Archivierung
Die elektronische Archivierung beschreibt die datenbankgestützte, sichere Aufbewahrung von (elektronischen) Informationen.
Elektronische Langzeitarchivierung
Die elektronische Langzeitarchivierung beschreibt die Aufbewahrung von Informationen von mehr als 10 Jahren.
Revisionssichere elektronische Archivierung
Die revisionssichere elektronische Archivierung muss nach speziellen Anforderungen des Handelsgesetzbuches erfolgen und eine Speicherfrist von 6 Monaten bis zu 10 Jahren gewährleisten.
Eine wichtige und wesentliche Voraussetzung für die langfristige Verfügbarkeit elektronischer Information ist die Einhaltung von Standards. Zu berücksichtigen sind z.B. Aufzeichnungsformate, Medien und die Dateiformate der Informationsobjekte selbst. Schon bei der Erstellung der Daten sollte die Möglichkeit zur langfristigen Speicherung berücksichtigt werden. Beispiele für standardisierte Formate sind XML-Dateien, TIFF und PDF/A-Archive.
Wenn es sich um ein hohes Posteingangsvolumen oder auch um empfindliche Daten handelt, welche Sie gerne digitalisieren und archivieren wollen, empfiehlt sich eine Systemlösung zu kaufen. Diese kann individuell an Ihre Bedürfnisse, Abteilungen, etc. angepasst werden und wird somit die Unternehmenseffizienz steigern.
Sollten Sie nicht gleich das ganze Unternehmen in ein papierloses Büro wandeln wollen, sondern vorerst Ihre eigenen Dokumente archivieren wollen, genügt es oftmals schon eine einfache Ordnerstruktur anzulegen, die z.B. nach Auftraggeber, Fachbereich, Monat, Tag und Dokumentenklasse (Rechnung, Arbeitsanweisungen, Mitarbeiterprotokolle, etc.) angelegt sind.
Wenn Sie nun noch bei der Namensgebung der Datei einige Merkmale beachten, ist Ihr kleines aber feines papierloses Büro schon einsatzbereit. Um Dateien chronologisch ablegen zu können, empfiehlt es sich, den Dateinamen mit dem Datum im Format YYYYMMDD zu wählen. Gefolgt von einer konkreten Dateiinformation, z.B. Tagesplanung sowie einer Versionsnummer z.B. V2 und dem Kürzel der Person, die diese Datei erstellt hat, z.B. KK
Der Dateiname würde dann folgendermaßen aussehen: 20150218_Tagesplanung_V2_KK
Damit können Sie die Datei immer chronologisch verwalten. Sollten Sie mehrere Auftraggeber haben können Sie den Namen des Auftraggebers mit einbinden.
Wichtig ist nur, dass das Datumformat immer am Anfang steht, um die chronologische Verwaltung sicherzustellen.
Sie werden sehen, nach ein wenig Zeit der Umgewöhnung werden Sie nicht nur effektiver arbeiten, sondern senken ebenfalls den Papierverbrauch. Ein Plus für Sie, Ihr Unternehmen und für die Umwelt.
– Karsten Kleiner (Berater)
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