Aufgrund der vielfältigen technischen Möglichkeiten wird es immer unwichtiger, wo die Arbeit erledigt wird, wenn das Ergebnis stimmt. Arbeitnehmer arbeiten deshalb zeitlich und räumlich immer flexibler. Bereits in jedem dritten deutschen Unternehmen können Mitarbeiter ganz oder teilweise von zu Hause arbeiten. Im Folgenden wird erläutert, was es dabei arbeitsrechtlich zu beachten gibt.
Einseitige Anordnung durch den Arbeitgeber
Für den Arbeitgeber kann sich die Frage stellen, ob er Mitarbeiter auch ohne deren Zustimmung anweisen kann, zukünftig von zu Hause aus zu arbeiten. Eine solche Weisung an den Arbeitnehmer wäre jedoch rechtswidrig, denn das Direktionsrecht des Arbeitgebers endet vor der Wohnungstür des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer nicht zwingen, seine privaten Räume als Arbeitsort zur Verfügung zu stellen.
Anspruch des Arbeitnehmers
Auch der Arbeitnehmer kann nicht einseitig vom Arbeitgeber verlangen, statt im Betrieb ganz oder teilweise von zu Hause aus zu arbeiten. Es gehört zur unternehmerischen Freiheit, die Arbeitsorganisation so zu gestalten, wie es das Unternehmen für sinnvoll hält. Sofern die Arbeit außerhalb der Betriebsstätte nicht zum unternehmerischen Konzept gehört, kann der Arbeitnehmer keinen abweichenden Arbeitsplatz verlangen.
Davon abweichend kann etwas Anderes gelten, wenn das Unternehmen grundsätzlich mit der Beschäftigung im Homeoffice einverstanden ist und dieses Einverständnis zum Beispiel in einer Betriebsvereinbarung oder einem Interessenausgleich dokumentiert ist (vgl. BAG vom 02.03.2006 – 2 AZR 64/05). Ob der Arbeitnehmer in diesen Fällen tatsächlich eine Beschäftigung im Homeoffice einseitig durchsetzen kann, hängt jedoch weiterhin vom Einzelfall ab und dürfte die Ausnahme sein.
Selbst wenn der Arbeitgeber es Mitarbeitern mehrmals gestattet hat, von zu Hause aus zu arbeiten, entsteht daraus kein dauerhafter Anspruch. Solch eine Regelung können Unternehmen jederzeit wiederrufen und für die Zukunft untersagen.
Ausdrückliche Regelung
Im Ergebnis kann die Beschäftigung im Homeoffice also nur einvernehmlich erfolgen. Ob dazu detaillierte, schriftliche Regelungen getroffen werden müssen oder mündliche Absprachen genügen, hängt von den individuellen Umständen ab. Arbeitet ein Mitarbeiter nur gelegentlich und für kurze Zeit von zu Hause, zum Beispiel, weil ein Gespräch mit einem Kunden erst am späten Abend erfolgen kann, sonst aber ganz überwiegend an der Betriebsstätte arbeitet, sind detaillierte Regelungen überflüssig.
Aber immer dann, wenn feste Homeoffice-Tage eingeführt werden, an denen der Mitarbeiter gar nicht ins Büro kommt, sollte eine entsprechende vertragliche Regelung in Schriftform getroffen werden.
Darin sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer zum Beispiel auch festhalten, an wie vielen und welchen Tagen der Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten darf. Sofern der Arbeitgeber darauf Wert legt oder die Arbeit es erforderlich macht, ist es außerdem sinnvoll, feste Zeiten für die Erreichbarkeit des Arbeitnehmers im Homeoffice fest zu vereinbaren.
Beendigung
Hat das Unternehmen mit dem Mitarbeiter feste Homeoffice-Zeiten vereinbart oder die Tätigkeit generell ins Homeoffice verlegt, stellt sich auch die Frage, wie eine solche Regelung wieder beendet werden kann.
Bei einer individuell zwischen dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausgehandelten Regelung kommt es auf deren Inhalt an. Wurde die Vereinbarung nur für eine bestimmte Zeit oder einen bestimmten Anlass geschlossen, endet die Vereinbarung mit Zeitablauf bzw. mit Entfall des Anlasses. In unbefristeten Vereinbarungen, die auch nicht an einen bestimmten Anlasse gebunden sind, empfiehlt es sich eine Beendigungsmöglichkeit mit einer bestimmten Frist zu vereinbaren.
Werden dagegen gleichlautende Regelungen zum Homeoffice mit einer Vielzahl von Arbeitnehmern vereinbart, ist die Beendigung der Vereinbarung nicht ohne weiteres möglich (LAG Düsseldorf, 10.09.2014 – 12 Sa 505/14). In solchen Fällen muss der Arbeitgeber bei der Entscheidung zur Beendigung der Homeoffice-Regelung die Interessen des Arbeitnehmers berücksichtigen und die Zustimmung des Betriebsrats einholen, da die ausschließliche Tätigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb sich erheblich von der Tätigkeit im Homeoffice unterscheidet.
Arbeitszeiten
Das Arbeitszeitgesetz gilt grundsätzlich auch im Homeoffice. Der Mitarbeiter darf also auch im Homeoffice nicht länger als 8 Stunden pro Tag arbeiten und muss die vorgeschriebenen Ruhezeiten, wie die Pause von mindestens elf Stunden nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit, einhalten.
Der Arbeitgeber muss auch bei Mitarbeitern im Homeoffice die Dokumentationspflichten hinsichtlich der Arbeitszeit erfüllen. Es ist zu empfehlen, mit dem Mitarbeiter zu vereinbaren, dass er selbst seine Arbeitszeit im Homeoffice dokumentiert und in bestimmten Abständen seinem Arbeitgeber vorlegt.
Ausstattung
Bei regelmäßiger und dauerhafter Nutzung des Arbeitsplatzes im Homeoffice sind die Arbeitsschutzbestimmungen anzuwenden. Dabei sind bestimmte Vorgaben hinsichtlich der Büromöbel, der Raumgröße sowie zur Beleuchtung ebenso zu beachten wie Vorgaben zu Bildschirmgeräten, Tastatur und Software. Den Arbeitgeber trifft dann auch die Pflicht zur Überwachung der Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Bestimmungen und deren regelmäßige Überprüfung.
Das macht ein Zutrittsrecht des Arbeitgebers zur Privatwohnung erforderlich, das mit dem Arbeitnehmer zu vereinbaren ist. Dabei müssen auch die mit dem Arbeitnehmer zusammenwohnenden Personen den Zutritt des Arbeitgebers erlauben. Sinnvoll ist es außerdem, neben dem Zutrittsrecht an sich, auch die Personen festzulegen, die die Wohnung betreten dürfen (zum Beispiel Beauftragter für Arbeitssicherheit, Datenschutzbeauftragter, Betriebsratsmitglied, Vorgesetzter) und welche Ankündigungsfristen dafür, abgesehen von dringenden Fällen, gelten sollen.
Die technischen Arbeitsmittel im Homeoffice werden üblicherweise vom Arbeitgeber gestellt. Ob auch eine Vergütung für die im Homeoffice genutzten Möbel und die Räumlichkeiten selbst, vom Arbeitgeber geschuldet ist, hängt stark vom Einzelfall ab. Sofern lediglich ein paar berufliche Telefonate von zu Hause ausgeführt werden, führt dies sicherlich noch nicht zu einem Erstattungsanspruch gegen den Arbeitgeber. Das Bundesarbeitsgericht erkennt insofern an, dass es in bestimmten Berufen üblich ist, dass in geringem Umfang auch von zu Hause ausgearbeitet wird und dafür kostenfrei die private Wohnung zur Verfügung gestellt wird.
Arbeitet der Mitarbeiter dagegen ganz überwiegend vom Homeoffice, ohne das ihm ein Arbeitsplatz in der Betriebsstätte zur Verfügung steht, muss das Unternehmen den hierfür verwendeten Raum entweder vom Mitarbeiter anmieten oder zahlt dem Arbeitnehmer eine monatliche Kostenpauschale für die Nutzung und Nebenkosten wie Energie, Heizungs-, Reinigungs- und sonstige Kosten.
Betriebsgeheimnisse und Datenschutz
Auch bei der Arbeit im Homeoffice muss der Datenschutz und der Schutz von Betriebsgeheimnissen gewährleistet sein. Die durch die Distanz entstehenden datenschutzrechtlichen Anforderungen, lassen sich inzwischen jedoch durch technische Maßnahmen erfüllen.
Welche Maßnahmen der Arbeitgeber ergreift hängt davon ab, welche Daten der Mitarbeiter mit welchen Endgeräten im Homeoffice verarbeitet. Der Arbeitgeber kann es zum Beispiel untersagen, dass besonders sensible Daten nach Hause mitgenommen werden. Der Arbeitgeber kann die ausschließlich dienstliche Nutzung von bestimmten IT-Systemen anordnen, die gegen den Zugriff und die Einsichtnahme durch Dritte geschützt sind. Auch technische Maßnahmen wie die Verschlüsselung von Daten oder die Verwendung eines Virtual Private Networks (VPN) können eingesetzt werden. Weitere datenschutzrechtliche Aspekte wurden im Tipp der Woche „work@home & Datenschutz“ behandelt.
Die Arbeit im Homeoffice spart vielen Arbeitnehmern Zeit und Nerven. Die Arbeitszeiten können teilweise flexibel gestaltet und damit Job und Familie leichter unter einen Hut gebracht werden. Arbeiten im Homeoffice verspricht viele Freiheiten und kann, sofern die geschilderten rechtlichen Besonderheiten Berücksichtigung finden, ein für alle Seiten geeignetes Arbeitsmodell darstellen.
– Felix Prömel (Berater)
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