Warum schaffen wir es nicht, unser neues CRM-System ordentlich einzusetzen? Was ist schiefgegangen bei unserer Büro-Umstrukturierung? Warum haben unsere Mitarbeiter so viele Schwierigkeiten bei der Umsetzung unseres neuen Wissensmanagement-Systems? Diese und ähnliche Frage stellen sich Verantwortliche von Veränderungsprojekten viel zu oft und suchen die Gründe dafür in IT-Systemen, Arbeitsanweisungen oder Prozessschwächen. Häufig werden sie auch fündig und glauben, das Problem endlich in den Griff bekommen zu haben. Weit gefehlt, denn so lange Mitarbeiter Veränderungen nicht mittragen und unterstützen, sind die damit erhofften positiven Effekte bestenfalls gering.
Jeder Projektleiter, unabhängig von der Aufgabenstellung, sollte sich die Frage stellen, ob die von der Veränderung betroffenen Kollegen folgendes über die geplante Neuerung sagen können:
• Ich will,
• ich kann und
• ich darf
die Veränderung umsetzen.
„Ich will“, zielt auf die persönliche Motivation der Mitarbeiter ab und darauf, ob der Nutzen des Veränderungsprojektes bei den jeweiligen Personen angekommen ist. Empfinden sie es als wichtig genug, kostbare Zeit und Energie für die Umsetzung des Vorhabens zu investieren? Mit einem klaren Ziel vor Augen und einer deutlichen Nutzen-Botschaft für das Unternehmen sowie für den Einzelnen, lässt sich der gewünschte Motivationsschub erreichen und die durch die Veränderungsmaßnahmen aufkommende Mehrarbeit erledigen.
„Ich kann“, umfasst die Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter, die für die Umsetzung der notwendigen Schritte benötigt werden. Welche Schulungen und Trainings muss ein Unternehmen seinen Mitarbeitern zukommen lassen, damit diese in der Lage sind, Neues anzuwenden? Fühlen sich Mitarbeiter im Stande, Herausforderungen in fachlicher Hinsicht zu meistern, steigt die Wahrscheinlichkeit der Veränderungsumsetzung stark an.
„Ich darf“ bezieht sich auf den organisatorischen Kontext der Veränderungsbeteiligten. Hier geht es darum, dass der organisatorische Rahmen für Veränderungen geschaffen wird. Es gilt, Beschäftigte mit den Rechten und Befugnissen auszustatten, die für die Realisierung des Projektes unabdingbar sind. Ein Projektleiter beispielsweise, der das neue CRM-System einführen möchte, scheitert mit seinem Projekt, wenn er nicht die Befugnis hat, das System mit relevanten und aktuellen Daten aus bspw. Marketing, Vertrieb oder Kundendienst zu befüllen.
Ein Projekt, das Veränderungen mit sich zieht und dazu führt, dass Beschäftigte Teil dieser Veränderungen sind, hat somit eine wesentlich bessere Chance, erfolgreich umgesetzt zu werden, wenn die Mitarbeiter wollen, können und dürfen.
– Jasmin Majetic (Berater)
junokai